为规范物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，降低经营成本，确保生产经营的持续稳定，特制定本规范。
2 适用范围
适用于XXX汽车全资及控股品牌4S店，各参股4S店参照执行。
3 术语和定义
物资采购：本规范所指的物资采购为4S店日常生产经营所需的汽车维修配件、精品装饰件、油漆辅料、低值易耗品、固定资产、市场宣传资料、促销用品、工程物资等。
4 职责
4.1 4S店各部门
4.1.1 售后服务部：开发维修配件、油漆辅料的采购渠道。
4.1.2 装饰部（归属销售部或售后服务部）：开发精品装饰件的采购渠道。
4.1.3 综合部：开发低值易耗品、固定资产、办公用品的采购渠道。
4.1.4 市场客服部：开发市场推广渠道，广告宣传资料、促销用品的制作与采购渠道。
4.2 各部门经理
4.2.1 组织对物资采购进行公开招标或通过货比三家进行供应商评选；
4.2.2 对无指定供应商的临时采购、紧急采购，应向财务经理和总经理报批。
4.2.3 对本部门的物资采购结算进行审核。
4.3 财务部
4.3.1 参与物资采购供应商的招标工作；
4.3.2 供应商相关资料备案存档、不定期询价，监控采购价格；
4.3.3 对维修配件、精品装饰件、油漆辅料等采购物资执行进销存核算管理并进行定期盘点；
4.3.4 对无指定供应商的临时采购、紧急采购的采购进行审核;
4.3.4 物资采购的结算审核。
4.4 总经理
4.4.1 确定供应商并签署供应商购销合同；
4.4.2 对非固定合作供应商的临时采购、紧急采购进行审批；
4.4.3 物资采购的结算审批。
5 管理内容和要求
5.1 物资采购实行部门归口管理制，对于大宗业务或者长期采购业务要成立采购小组，共同与供应商进行谈判。
5.2 所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。
5.3 物资采购实行合同管理制，物资采购原则上要与供货方签订合同（参考样本见“附件1”），详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，否则造成的损失由采购人员负责。
5.4 物资采购实行比价采购制
5.4.1 小宗物资采购（如：零星配件外采、临时促销用品、小额临时办公用品等），要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。
5.4.2 大宗物资采购（如：建店固定资产、低值易耗品采购和汽车养护产品、装饰精品等持续性采购）需实行招投标制度，并且每年招标一次。
5.5 物资采购实行供应商资料备案制，相关采购部门需要落实供应商资质（营业执照）、财务账户信息、联系人授权委托证明及相关信息等，并将相关资料与采购合同一并提交财务部存档。
5.6 物资采购实行采购质量责任制，采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣，如有收受回扣行为，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。采购金额大或长期供应商需签订《反贿赂协议》（参考样本见“附件2”）。
5.7 物资采购付款实行转账支付制，但非固定合作供应商的临时采购、紧急采购等特殊情况，可以由4S店财务规定具体现金支付金额，对于采取现金付款的业务，也尽量直接由财务支付给供货方，避免业务人员直接经手。
5.8 采购人员必须对采购物资进行验收，并取得购货发票。
5.8.1 维修配件、精品装饰件、车间辅料，需办理入库手续，填制入库单，执行进、销、存管理。
5.8.2 低值易耗品、固定资产、办公用品由综合部指派专人进行实物台账管理，领用时有领用人签字。
5.8.3 广告宣传资料由使用部门确认验收、促销用礼品入精品库管理，使用时填写领用单。
5.9 物资采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和付款两条线分步进行的形式。具体程序如下：
5.9.1 物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批，否则财务有权不予批准付款。
5.9.2 申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经部门经理、财务经理审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。
5.9.3 物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需要预付款的，直接填制转账汇款申请单，经部门经理、财务经理审核、总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。
5.10 对于物资采购涉及到《XXX审批权限》的，需要提前向总部申请。
5.11 物资采购过程由于经济漏洞环节较多，4S店必须建立严格的采购管理体系，并规范相应管理制度，形成监督机制，对于在物资采购过程中出现违背企业利益的人员给予严肃处理。
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